Una de las preguntas que debes hacerte cuando estás al frente de un negocio es cómo llevar la contabilidad de la empresa: una actividad indispensable para la organización interna y también para cumplir con los requisitos fiscales. Afortunadamente, hoy en día existen una gran cantidad de herramientas digitales y programas informáticos que hacen que todo sea más fácil.

La contabilidad de una empresa está conformada por los asientos contables, que dan cuenta de todas las operaciones y movimientos de dinero. Entre otras acciones, es necesario disponer de registros de compras, ventas, gastos, ingresos, inversiones financieras, subvenciones estatales y pagarés, letras de cambio o cualquier otro documento similar.

Por ello, el sector contable de una compañía también debe ocuparse de llevar un registro de los sueldos de los empleados; así como también los correspondientes aportes a la seguridad social. A su vez, todos los movimientos bancarios o en efectivo también deben estar asentados. A continuación, presentamos una lista de recomendaciones para poder llevar adelante la contabilidad de una empresa de la mejor manera posible.

Todo lo que necesitas saber para efectuar la contabilidad de tu empresa de manera eficaz

Para poder efectuar la contabilidad de tu empresa de forma precisa, y así evitar cualquier tipo de problemas, necesitas programas contables, capacitación en distintas áreas y trabajadores que sepan utilizar las herramientas indicadas. Comenzamos la lista de recomendaciones con el Excel, el programa informático más empleado para realizar actividades contables.

1.- Excel es una herramienta esencial para el análisis de datos

Si bien actualmente existe una gran variedad de programas con los que es posible llevar adelante la contabilidad de una empresa, el Excel, creado por Microsoft, sigue siendo una herramienta básica. De hecho, las personas que logran un buen manejo de Excel luego tienen gran facilidad para usar otros tipos de software.

Con este programa es posible registrar todo tipo de operaciones y crear distintas plantillas para las diversas áreas de una empresa. De esta manera, es posible ejercer un control preciso de todos los movimientos. La interfaz es sencilla, cuenta con fórmulas para agilizar los registros y funciones gráficas que permiten una visualización más amena de los datos.

2.- Programas contables en la nube

Algunos programas tradicionales, como el Excel que hemos comentado en el punto anterior, se han adaptado a los tiempos que corren y cuentan con una versión para la web. Otros directamente han sido gestados para su uso en la nube. A diferencia de los programas tradicionales que se compran una vez, se instalan y luego se utilizan indefinidamente; estos suelen requerir de un pago mensual a un proveedor.

Ahora bien, los programas de contabilidad en la nube son ideales para las empresas que trabajan con empleados en modo remoto, ya que solo es necesaria una conexión a internet para acceder a ellos. Por otra parte, tareas como las copias de seguridad, las actualizaciones y el almacenamiento de los datos corren por parte del proveedor.

3.- ¿Cómo seleccionar el software de contabilidad adecuado para mi empresa?

Este artículo comenzó elaborando una respuesta para quienes se preguntan cómo llevar adelante la contabilidad de su empresa. En este punto, el tema se ha tornado más complejo. Ya sabemos lo básico y ahora vamos por lo específico. No todos los programas de contabilidad son ideales para cualquier empresa. Por este motivo, aquí te brindamos una serie de consejos para que puedas elegir el más adecuado para ti:

• Considera las necesidades de tu negocio. Es aconsejable hacer una lista con las necesidades contables antes de buscar un software.
• Compara programas. Por lo general, todos ofrecen demostraciones gratis. Puedes aprovecharlas para evaluar las funciones de cada uno.
• Existen programas gratuitos. En algunos casos, los programas sin costo son suficiente para llevar adelante la contabilidad de una empresa.
• No hace falta pagar por lo que no se usa. Los programas que requieren un abono discriminan las funciones que puede contratar cada cliente. No es necesario que pagues por lo que no vas a usar.
• Evalúa las opiniones. Hoy en día, hay una gran cantidad de foros en los que es posible consultar opiniones y experiencias de otros usuarios para tomar una mejor decisión.

4.- Es ideal que los trabajadores cuenten con conocimientos de derecho administrativo

Una vez que has elegido el programa indicado para tu empresa, es necesario poner en marcha la actividad contable. Si bien el software automatiza muchas funciones, siempre es necesario que una persona ingrese algunos datos, realice un control y efectúe análisis periódicos de la información. El objetivo es ajustarse a los requisitos legales y ser eficientes en los gastos.

Por lo tanto, es ideal que el encargado de estas tareas cuente con conocimientos de probidad administrativa. Actualmente, las normas más fundamentales para efectuar la contabilidad en Chile se encuentran en la Ley 19.653 y en otras normativas complementarias. Al comprender los conceptos y categorías básicos del derecho administrativo, es posible resolver distintas situaciones con mayor agilidad y sin cometer errores.

5.- Formación en legislación laboral

Una buena parte de la actividad contable de una empresa reside en la gestión de los pagos de sueldos y honorarios de los empleados fijos o temporales. Es aconsejable que la persona que se encarga de estas tareas tenga conocimientos específicos en esta materia. Una de las posibilidades para lograr este objetivo es recurrir a un curso de legislación laboral.

De esta manera, es posible contar con un miembro del equipo que conozca las particularidades legales de las desvinculaciones, las responsabilidades previsionales y que, además, pueda administrar correctamente a los equipos de trabajo externos, que es un modo de contratación cada vez más frecuente. En este sentido, el marco legal de los subcontratos está dado por la Ley 20.123, donde se establecen responsabilidades específicas que es conveniente conocer.

6.- Gestión de las remuneraciones y las licencias de los empleados

Otro aspecto de la contabilidad que cuenta con su marco legal específico es el pago de las remuneraciones y la gestión de las licencias médicas de los empleados. En este sentido, es importante que el equipo de recursos humanos de tu empresa conozca al detalle lo que establece la Ley 19.378, donde se describe el proceso por el cual es posible asignar licencias médicas. Además, la pandemia de coronavirus ha impuesto nuevas formas de tramitar estos permisos que es fundamental poder administrar de manera eficiente.

Por otra parte, el correcto cálculo de las remuneraciones es vital para que en una empresa sea posible gozar de un ambiente laboral saludable y exento de conflictos. Cuando esta actividad se lleva adelante con eficacia, también es posible evitar juicios y litigios por parte de los trabajadores.

7.- Conservar los justificantes de todas las operaciones

Si bien puede parecer una obviedad, nunca está de más recordar que, para efectuar los asientos contables de todas las áreas de la empresa, es necesario conservar los justificantes de todas las operaciones. Por este motivo, es necesario que instruyas a todos los empleados de tu organización para que sean meticulosos con las facturas, los recibos, los movimientos de caja, las nóminas, los pagos a la seguridad social y hasta los pequeños gastos en efectivo.

¿Por qué es importante tener la contabilidad al día?

Llevar la contabilidad de una empresa es una obligación. Además, si esto se hace de manera eficiente y al día, es posible evitar problemas e incluso gozar de algunos beneficios. Un negocio que cumple con estos requisitos es más viable y evita riesgos innecesarios.

Para cerrar el artículo, te acercamos algunas de las ventajas de tener la contabilidad de tu empresa al día:

Puedes operar sin riesgos fiscales

Omitir registros, tener los libros desactualizados o directamente evadir impuestos son malas prácticas que, más tarde o más temprano, derivan en el pago de multas y en sanciones por parte de las autoridades.

Tendrás un mejor control interno

La contabilidad bien hecha permite evitar o detectar robos, prácticas fraudulentas o pérdidas debido a imprecisiones en los registros.

Lidiarás con menos cargas de trabajo

Cuando la contabilidad está aceitada es más fácil gestionar un negocio. Para ello, es esencial contar con profesionales o trabajadores formados que puedan desempeñarse de manera eficiente.

Contarás con un estado financiero preciso

Un registro fiel y actualizado de todas las transacciones permite tener un mejor panorama de aspectos como la rentabilidad, el retorno de inversión y la liquidez de una empresa.

Podrás tomar mejores decisiones

Esto se desprende del punto anterior. Cuanto mejor sea tu conocimiento de la situación de tu negocio, más fácil será tomar las decisiones adecuadas. Además, de esta manera, es posible detectar a tiempo patrones negativos y errores para llevar a cabo las acciones necesarias de corrección.

Podrás crecer más

Por último, la contabilidad eficiente permite disfrutar de una mejor imagen hacia afuera, posibilita el crecimiento sustentable de una empresa o emprendimiento, facilita el acceso al crédito, a las inversiones y al financiamiento, y genera un marco de confianza mayor en los socios y los demás agentes involucrados en tu operación.

En este artículo, hemos repasado algunas recomendaciones útiles para los empresarios o emprendedores que se preguntan cómo llevar la contabilidad de su empresa. Siguiendo esta guía, es posible disponer de una mejor organización para lograr el objetivo de todo emprendimiento: crecer y vender más.