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10 recomendaciones para tener reuniones efectivas de trabajo
Muchas veces, nos vemos en medio de reuniones de trabajo que resultan algo espesas o poco productivas, ¿no? Cuando el mundo pareciera apuntar a que trabajemos menos horas, pero aumentando la productividad, es que las reuniones efectivas de trabajo adquieren un valor fundamental para las empresas y sus equipos.
En general, la efectividad de estas interacciones marcará gran parte de las pautas de trabajo y los objetivos a seguir, mientras que una reunión poco provechosa generará confusiones y pérdida de tiempo. Es por eso que tener reuniones provechosas y eficientes se ha convertido en una obsesión para los mejores ejecutivos.
A continuación, te dejamos los errores más comunes al respecto y 10 consejos para sacar el máximo provecho a las reuniones y nunca más desperdiciar tiempo en ellas.
Ahora te entregamos 10 consejos para evitar estos errores y tener las mejores reuniones efectivas en tu trabajo, ya sea de manera online o presencial:
Más de una vez nos damos cuenta, con tan solo comenzar una reunión, que algo huele a improvisación. El no tener una reunión previamente estructurada, seguramente nos hará perder el tiempo y el foco de esta. Para evitar esto, lo ideal es darle forma desde un principio. Por lo general, una buena reunión efectiva deberá contar con 5 etapas:
Al tener una reunión, muchos pueden querer opinar o debatir los diferentes puntos de vista. Esto puede ser positivo, pero siempre y cuando no se pierda de vista el foco. Es por eso que los objetivos deben estar claros y ser bien comunicados a los asistentes en la convocatoria. A veces, si se espera algo específico de algún asistente, es relevante comunicárselo para evitar improvisaciones.
Hoy en día, gran parte de las reuniones se realizan de manera telemática. Hay quienes piensan que las verdaderas reuniones efectivas se darán de forma presencial, sin embargo, las juntas en línea pueden tener ciertas ventajas.
Muchas veces, las reuniones presenciales requieren pérdida de tiempo y recursos en traslados, retrasos y otros imprevistos; mientras que las reuniones telemáticas evitan algunos de esos problemas, además de ser mucho más fáciles de coordinar.
Por otro lado, algunos asuntos de extrema importancia quizás es preferible tratarlos directamente en persona, puesto que los encuentros cara a cara siempre generarán una interacción más profunda que vía online.
Siempre es bueno tener claros los tiempos y recordar que es importante que no haya interrupciones. En caso de ser presencial, es necesario tomar resguardo y pedir a quien esté en el mostrador que nadie interrumpa el encuentro.
Si es un meeting en línea, es fundamental estar en un lugar privado, libre de ruidos, con buena señal y otros aparatos o notificaciones desactivadas. De esta forma, lograremos darle mayor fluidez a la reunión y que esta vaya avanzando de la forma más eficiente posible; sin desviar la atención de los objetivos.
Más de alguna vez, seguramente nos hemos visto en reuniones atiborradas de gente, incluso varios integrantes de un área presentes. Esto no solamente dificultará la interacción y alargará la duración, sino que probablemente haga imposible cumplir con los objetivos de una reunión efectiva.
Por eso, será fundamental poder convocar a los participantes precisos, pensando en quiénes son indispensables por su aporte a la conversación, o bien porque es necesario que se informen para luego transmitir la información a su equipo. Recuerda que como dice el dicho: menos es más.
Como en toda exposición, quien lidera la reunión debe planificar y llevar esta de tal forma de generar interés y mantener atentos a los participantes mientras dure la actividad. Esto garantizará tener reuniones efectivas.
Para mantener interesados a los presentes, será muy relevante la dicción, postura y el tono de voz al comunicar. No olvides que para inspirar confianza y generar interacción de calidad, el inicio del mensaje debe ser claro y convincente.
Quien comande la actividad grupal, puede apoyarse en distintos materiales. Algunos prefieren un cronómetro para ir marcando los tiempos; otros una música suave de fondo o lo más clásico puede ser ir acompañados de una presentación bien estructurada: con material gráfico y que vaya marcando la pauta de la junta mientras atrae la atención de los presentes.
Pedir opiniones o dar la palabra es una manera eficaz de mantener alerta a los participantes. Por un lado, querrán estar atentos para poder opinar en línea con lo que se discute; los menos participativos también querrán estar alerta para no pasar vergüenza si les hacen alguna pregunta.
Otro punto a tener en cuenta por quien lidera la reunión, es la posibilidad de conocer con anterioridad algunas inquietudes o ideas de los asistentes, de tal forma de darles un espacio determinado durante la conversación y así instarlos a intervenir.
Otro aspecto que nunca está de más recordar, es advertir a los asistentes de apagar o mantener en silencio sus teléfonos celulares, lo que hará que eviten tener la predisposición a utilizarlo desde un principio.
Del mismo modo, evitar en la sala la presencia de televisores encendidos, aparatos ruidosos o vistas al exterior que puedan desviar la atención de los reunidos.
Si bien las reuniones efectivas por lo general han de ser rápidas y productivas, no siempre es así.
En más de alguna ocasión, hablamos de reuniones directivas que pueden tardar más de lo previsto. En este caso, será recomendable tener previstos espacios de break, donde los asistentes puedan salir al baño, tomar un café o refresco o atender una llamada urgente.
Si se prevé que la reunión podría ser demasiado larga, lo ideal sería dejar prefijados los momentos de descanso y dividir así la reunión en bloques, donde cada bloque tendrá un objetivo específico. Eso sí, es importante cumplir con cada objetivo antes de salir al descanso, con el propósito de evitar alargarla aún más y que se pierda el foco de la discusión.
Las reuniones de trabajo pueden ser para tratar una multiplicidad de puntos u objetivos. Muchas veces, pueden tocarse temas que resulten conflictivos o que tengan que ver con el estado de avance de metas personales de los asistentes.
Esto podría implicar que la dinámica tienda a un ambiente conflictivo, donde algunos buscarán resaltar sobre los demás, justificarse o buscar culpables en otros presentes; esto puede crispar el clima de la junta y desviarnos del objetivo.
Para evitar esto, quien lidere la reunión debe ser capaz de anticiparse a posibles asuntos conflictivos y estructurarlos de tal modo de evitar confrontaciones, o bien aclarar previamente y de manera personal ciertos puntos que podrían ser delicados al momento de exponerlos grupalmente.
Durante el desarrollo de una reunión, a pesar de iniciar con los temas propuestos, a medida que se avanza es común que puedan surgir inquietudes diversas que lleven la discusión «por las ramas».
Ante esta posibilidad, es relevante tener la claridad de la agenda establecida y el grado de avance que se va dando para cumplir con los tiempos y los objetivos.
De todas maneras, como queremos que haya interacción y participación, es recomendable escuchar y tener la sutileza para retomar el curso de la agenda; a la vez que se toma nota de las inquietudes o puntos expuestos para sugerir tratarlos más adelante o en una próxima junta.
Para lograr ese tacto al dirigir, existen buenas capacitaciones como la que ofrece la empresa Cinder en su Taller de Liderazgo.
Para tener un máximo provecho de la actividad, será muy relevante el acta que se lleve de la conversación para ir llevando el avance y también dejar registro de los acuerdos alcanzados y tareas establecidas para cada uno.
Luego, lo correcto sería comunicar este resumen ejecutivo a los asistentes, remarcando los puntos más importantes y delegando las tareas acordadas a cada uno de los participantes.
Si quieres saber cómo poder internalizar todas estas buenas prácticas y tener las mejores reuniones efectivas en tu organización, te invitamos a revisar este interesante curso de comunicación efectiva y trabajo en equipo. Si quieres ser un líder con buena capacidad para conducir equipos en un buen clima de trabajo, te recomendamos el curso de manejo de conflictos. Recuerda que hoy, más que nunca, una buena reunión puede cambiar el rumbo de las cosas.
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